Sistemul ideal de productivitate pentru antreprenori (si nu numai)

20150726_191102Pe 18 octombrie 2014 eram in sala de nasteri aproape in transa si o doctorita m-a intrebat daca exista riscul sa lesin. I-am raspuns ca e imposibil, straduindu-ma sa am un ton care sa transmita ca sunt foarte sigur pe mine. Probabil nu m-a crezut. Mi-a dat sarcina sa tin un tub de oxigen la nasul Patriciei. Dupa opt ore de travaliu, Matei a iesit la lumina. Eram hipnotizat. Prima data i-am vazut capul. Apoi, ma uitam cum l-au luat asistentele sa-l curete si asteptam cu nerabdare sa il puna in bratele mamei lui. Mi-era teama ca n-o vor face si ca vor pleca cu el la salonul de nou-nascuti. Incepusera sa-mi curga lacrimi de fericire. „Domnule Popescu, nu mai e nevoie sa tineti tubul”, mi-a spus doctorita.

Pana la urma i l-au pus pe Matei la piept Patriciei si ma uitam atent la expresia fetei ei. Era epuizata si nu puteam sa-mi dau seama ce sentimente traieste. Aveam senzatia ca nu simte nicio bucurie. „Daca are depresie postnatala?” Patri a zambit, l-a sarutat si a lacrimat.

A fost cea mai intensa si cea mai frumoasa zi din viata mea. De atunci totul s-a schimbat. Toate zilele sunt mai frumoase. Chiar daca e nevoie de multa energie sa cresti un copil, recompensele sunt mult mai mari decat provocarile. In fiecare zi Matei e mai mare, mai frumos si mai destept decat cu o zi inainte.

Inainte sa intru in concediu de crestere a copilului ma gandeam ca o sa am mai mult timp sa lucrez la site decat atunci cand mergeam la serviciu. M-am inselat. Imi e mai greu sa gasesc timp. In timpul noptii tot greul e pe umerii Patriciei. Apoi urmeaza ziua si programul e imprevizibil. E imposibil sa-mi fac un plan. Cateodata se trezeste la 6 dimineata, alta data la 8. Mai tarziu doarme cate zece minute sau cate trei ore. Totul e o nebunie. Dar nu exista momente mai frumoase decat acelea petrecute cu Matei. Cand doarme putin nu ne place pentru ca abia apucam sa mancam si sa mai facem una alta prin casa, dar cand doarme mult ni se face dor de el si abia asteptam sa se trezeasca.

Al doilea meu copil e acest blog si trebuie sa ii acord si lui timp. Chiar daca parintii trebuie sa fie impartiali, trebuie sa recunosc. Matei e preferatul meu si cu el imi doresc sa petrec mai mult timp. Dar nici blog-ul si munca mea nu vreau sa le neglijez prea mult. Asa ca a trebuit sa imi cresc productivitatea la maxim. Sa fac cat mai multe in timp cat mai putin.

Sistemul cel mai bun pentru productivitate

Ca antreprenor, cand ai propria chestie, afacere, carte de scris, proiect artistic, blog, orice… e altfel decat cand esti angajat si primesti sarcinile de la sef.

Trebuie sa joci doua roluri. Tu esti si cel care gandeste si transmite viziunea, dar si cel care executa. Toti avem idei, dar pentru a crea valoare pentru tine si pentru lume, trebuie sa actionezi si sa faci si treaba urata. Sa transpiri.

Trebuie sa ai o viziune, sa simti in ce e mai rentabil sa investesti timpul care pare a fi din ce in ce mai limitat din cauza tuturor tentatiilor care exista in lumea virtuala. Nu iti permiti sa te asezi la calculator si sa petreci prea mult timp pe Facebook, raspunzand la emailuri sau jucand jocuri. Si nici nu e productiv sa pierzi timp gandindu-te de fiecare data ce task trebuie sa executi. Ai nevoie de un sistem care sa te ajute sa jonglezi cu aceste doua roluri, sa iti fie clar cand porti costumul si cand porti salopeta.

Cand am o problema nu incerc sa reinventez roata. Caut solutii in carti sau pe site-uri de specialitate si daca gasesc mai multe, experimentez sa vad care mi se potriveste.

In ceea ce priveste productivitatea, am pus cap la cap un sistem dupa ce m-am inspirat din mai multe surse. Scheletul sistemului e bazat pe un curs video al lui Chase Reeves de la Fizzle, combinat cu alte mici ajustari pe care nici nu mai stiu pe unde le-am citit. I-am dat numele Strategul si executantul si pe langa antreprenori, poate fi folosit si de angajatii carora nu li se traseaza sarcini foarte stricte ci le sunt incredintate proiecte mai mari si mai multa libertate asupra modului in care le executa. N-a mai fost nevoie sa citesc carti, atat de bun a fost cursul, dar daca esti interesat, cea mai buna carte despre productivitate de care stiu e „Getting things done” de David Allen.

Eu folosesc doua tipuri de documente pe care le tin in Evernote. Primul e un document cu lista de proiecte si descrierea fiecaruia. Al doilea e un document pentru fiecare proiect care contine o lista cu toate task-urile necesare pentru a duce proiectul la bun sfarsit.

Ceva similar folosesc pentru a-mi monitoriza progresul la abilitatile pe care vreau sa le imbunatatesc. Un document cu lista de abilitati si cate un document pentru fiecare abilitate cu lista de task-uri.

Pe langa Evernote, alta aplicatie pe care o folosesc pentru a-mi organiza munca e Asana, care e un soft special pentru planificarea proiectelor. Aici imi planific si urmaresc progresul la task-uri.

Strategul

O data pe saptamana, de obicei timp de o ora, indeplinesc sarcinile strategului. Am setat in calendar un reminder pentru asta in fiecare sambata. Fac in ordine toate activitatile de mai jos.

A. Fac o revizuire a saptamanii care a trecut. Ce a mers bine? Ce n-a mers bine? Ce trebuie sa fac altfel de acum inainte? Daca ai un jurnal in care scrii ce ai facut in fiecare zi, ai mai multa claritate daca-l citesti inainte sa-ti pui aceste intrebari.

B. La ce proiect sau proiecte lucrez urmatoarele doua saptamani?

C. In documentul specific proiectului ales, scriu toate task-urile ce trebuiesc facute pana la finalizarea lui. Task-urile trebuie sa nu dureze mai mult de doua ore si trebuie scrise cat mai specific. Trebuie ca executantului sa-i fie clar ce are de facut, fara sa iti mai puna nicio intrebare. Un exemplu de task ambiguu e: contacteaza-l pe Ionescu. A contacta poate insemna mai multe lucruri. Si pentru ce il contactezi? Asa ca e important ce verb alegi si e important sa scrii la ce se refera task-ul. Formula cea mai eficienta e: verb plus subiect plus obiect. Astfel, task-ul devine: suna-l pe Ionescu pentru X.

D. Mut din acest document in Asana atatea task-uri cate estimez ca o sa pot face in doua saptamani. Cateodata mut inapoi in Evernote anumite task-uri pe care le-am pus in Asana cu o saptamana inainte, dar carora le-a scazut prioritatea.

E. Brainstorming proiecte noi. Atunci cand gasesc un nou proiect, scriu in documentul cu lista de proiecte cum arata rezultatul atunci cand proiectul e finalizat. Cum stiu daca a fost un succes? E un pas important care ma duce de la ambiguitate la claritate si proiectul meu are sanse mai mari sa fie un succes.

Pe langa aceasta ora, imi mai aloc maxim 15 minute la sfarsitul fiecarei zile in care bifez in Asana ce task-uri am finalizat si stabilesc care sunt cele mai importante doua task-uri cu care o sa incep a doua zi.

Pentru asta tin tot timpul in minte teoria lui Stephen Covey care imparte task-urile in patru cadrane: urgente importante, neurgente importante, urgente neimportante si neurgente neimportante. Lucrurile urgente si importante isi fac fara exceptie loc in capul listei de prioritati iar cele neurgente si neimportante sunt de obicei ignorate. E important sa distingem intre cele urgente neimportante (scrie un email) si cele importante neurgente (scrisul unei carti) si sa nu cedam tentatiei de a le trata cu prioritate mai mare pe cele neimportante.

Executantul

In fiecare zi fac si munca executantului, atat de mult cat imi permite programul. Pot fi 30 minute sau pot fi patru ore.

Cand sunt in modul executant e important sa am incredere totala in sarcinile trasate de strateg. Si am. Pentru ca stiu ca am petrecut ora dedicata pentru a concepe o directie clara pentru proiectele mele si ca seara precedenta am stabilit ce e mai important pentru astazi.

Incep sa execut.

A. Deschid Asana, ma uit in lista de task-uri si incep cu primele doua ca prioritate, stabilite cu o seara inainte. Nu cu amandoua in acelasi timp… Stii tu ce vreau sa spun.

B. Dupa fiecare 25 minute fac cate o pauza de 5 minute in care ma ridic de la birou si ma plimb sau povestesc putin cu Patri. Tehnica aceasta se numeste Pomodoro si cei care o folosesc au constatat ca ii ajuta sa fie mai creativi si mai productivi.

„Pe cine mint eu? Habar n-am ce fac aici! Tot ce am facut e praf! Sunt un prefacut!”

Toti avem la un moment dat acest tip de dialog intern. Si de obicei suntem prea exigenti si critici cu noi insine. Pentru a evita sa fii pus la pamant si a reusi sa constientizezi si sa accepti aceste momente de autosabotaj, trebuie sa ai grija de toate aspectele sanatatatii tale. Sa fii sanatos fizic si psihic, astfel ca atunci cand te pui la masa de lucru sa fii plin de energie, entuziasm si creativitate. Trebuie sa te asiguri ca primul lucru pe care il faci in fiecare zi e sa investesti in tine. E mai important decat orice sistem si orice tehnica pentru productivitate.

Vezi aici care sunt cele mai bune aplicatii pentru imbunatatirea productivitatii dar si care sunt capcanele pe care trebuie sa le eviti pentru a nu avea mai multe dezavantaje decat beneficii.

Vrei sa ai propria afacere dar eziti sa faci primul pas?
Descarca ebook-ul

exempleafaceri-green3 exemple de afaceri care te vor inspira.

Fiecare exemplu pe care l-am ales contine cate o invatatura.

Introdu adresa de email in formularul de mai jos si vei primi ebook-ul cadou!

 

3 comentarii la “Sistemul ideal de productivitate pentru antreprenori (si nu numai)

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.